1. 在 Microsoft Excel 中，建立用于邮件合并的数据。

   操作方法

   1. 请确保数据为列表格式：第一行中的每一列都具有标志，同一列中包含相似的数据，并且在列表中没有空行或空列。您将用这些列标志来指定数据在邮件合并中的相应位置。
   2. 请确保列标志能明确标识该列中的数据类型，这有助于您在建立邮件合并时选取正确的数据。例如，像“名”、“姓”、“地址”和“城市”这样的标志要好于像“列 1”、“列 2”、“列 3”和“列 4”这样的标志。
   3. 请确保要添加到邮件合并中的每一项都具有独立的一列。例如，如果要创建公文信函并要在信的正文中使用每一位收件人的名字，工作表中需有独立的一列包含这些名字，而不是在一列中既包含名字又包含姓。如果要用头衔和姓一起称呼收件人，如史密斯先生，可以只用一列既包含头衔又包含姓，或用一列包含头衔，另一列包含姓。
   4. 若要在建立邮件合并时能方便地查找列表，请为其设定名称：

      操作方法

      1. 选定整个列表。
      2. 在“插入”菜单上，指向“名称”，再单击“定义”。
      3. 为列表键入名称。
      4. 单击“添加”，再单击“关闭”。

2. 保存并关闭包含这些数据的工作簿。
3. 切换到 Microsoft Word。
4. 在“工具”菜单上，指向“信函与邮件”，再单击“邮件合并”。
5. 在“邮件合并向导”的前两步中，选择文档类型并启动文档。如果您正在创建邮件标签，请在第一步中单击“标签”，在第二步中单击“标签选项”，以选定要打印的标签的大小与类型。

   有关这些步骤的详细信息，请参阅 Word“帮助”。

6. 在第三步中，在“选择收件人”下，单击“使用现有列表”，再单击“浏览”。
7. 在“查找范围”列表中，单击包含所需数据的工作簿所在的文件夹，再单击该工作簿，然后单击“打开”。
8. 在“选择表格”对话框中，定位并单击列表。确保选中了“数据首行包含列标题”，然后单击“确定”。
9. 在“邮件合并收件人”对话框中，单击与左边的 Word 标识符对应的数据中的任意列标志。这一步使您能更方便地将数据插入到公文型文档中。有关匹配域的详细信息，请参阅 Word“帮助”。
10. 如果只需将选定的收件人包含到邮件合并中，请单击“编辑收件人列表”，然后选取所需的收件人。
11. 使用向导中的其余步骤完成编写、添加收件人信息、预览、个性化、保存、打印或将文档作为电子邮件发送的操作。有关这些步骤的信息，请参阅 Word“帮助”。

注意

• 当 Word 在创建邮件合并时已打开了工作簿，则该工作簿不能同时在 Excel 中打开。如果您要查看数据及其列标志，请转到向导中的第 3 或 第 5 步，单击“编辑收件人列表”。
• 您可以继续使用在旧版 Word 中用 Excel 数据建立的邮件合并。若要在 Word 2002 或更新版本中打开并使用这些邮件合并，需要安装 Microsoft Query。在 Word 2002 或更新版本中已不再需要 Query 来创建邮件合并。