错误数据打印

打印文档时没有响应

检查 Windows 中的打印机设置      计算机的打印操作主要是由 Windows 中的设置控制的。请参阅“Windows 打印疑难解答”来确定 Windows 中的打印机设置是否正确。

1. 在 Windows“开始”菜单上，单击“帮助”。

2. 单击“目录”，再单击“文件与打印机”。

3. 单击“打印”，然后按照“疑难解答”主题中的提示执行。

检查 Microsoft Excel 的打印机设置      如果 Windows 中的打印机设置正常，请检查 Excel 中的打印机设置，确保所选打印机与您正在使用的打印机匹配。

在“文件”菜单上，单击“打印”，再在“打印机”下的“名称”框中，单击所需的打印机名称。

Excel 只打印部分工作表

检查是否定义了打印区域      如果工作表中包含打印区域，Microsoft Excel 将只打印该区域。若要确认您的工作表中是否包含打印区域，请单击“视图”菜单上的“分页预览”，工作表中显示为白色背景的区域为打印区域。

Excel 打印过多的行或列

• 定义打印区域

操作方法

1. 在“视图”菜单上，单击“分页预览”。

2. 选取要打印的区域。

3. 在“文件”菜单上，指向“打印区域”，再单击“设置打印区域”。

4. 在保存文档时，会同时保存打印区域设置。

Excel 将多余的行添加到了工作表中

如果在应用格式前选取了整行或整列（单击行号或列标），Excel 将设置底部行或最后一列以外的空白单元格的格式。这样，Excel 就保存了包括其他所有空白单元格在内的格式信息，文件就变得非常大。

若要解决此问题，请执行下列操作之一：

• 如果您不想启动新工作表，请按 F5，然后单击“定位”对话框中的“定位条件”，再单击“最后一个单元格”。删除实际数据外的所有行并保存工作簿。
• 插入空白工作表。在要打印的工作表上，只选取所要打印的单元格，并将其复制到新的空白工作表中。

打印输出有误。

打印输出的页眉或页脚不符合要求

您可从提供的几种页眉和页脚中选择，或创建您自己的页眉或页脚。页眉和页脚不能含有图形或指向特定单元格的链接。

只使用黑白色      页眉和页脚中的文字只能打印为黑色。即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。

使用打印标题在每页上重复图形或链接的信息      如果要在每页的顶端重复图形或链接的信息，可使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址：

1. 将徽标与地址信息放置在工作表的前几行。

2. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“工作表”选项卡，然后在“顶端标题行”框中，输入包含徽标与地址的行。

   如果您正在将一张宽工作表打印在多页上，请确认将上述重复信息复制到其他所需的行或列中。

用两个和号 (amp;) 字符打印一个和号      Microsoft Excel 使用和号来初始化页眉和页脚中的特殊格式代码。因此，若要向页眉或页脚中输入和号，必须输入“&&”。例如，要将“Subcontractors & Services”添加到页眉中，就需输入“Subcontractors && Services”。

页眉和页脚的边距不正确

使用已有的左右页边距      不论页面的左右页边距如何，页眉和页脚的左右边距都是四分之三 (.75) 英寸 。可在“左”编辑框中的文字前和“右”编辑框中的文字后键入空格，从而在单行上模拟加宽页边距（要定位这些编辑框，请单击“页面设置”对话框中的“自定义页眉”或“自定义页脚”）。在“右”编辑框中输入的空格不会显示在编辑框中，但会出现在打印的工作表上。

调整页眉和页脚的空间      可以调整页面顶部与页眉或页面底部与页脚之间的距离。也可以改变页面上打印的数据与页眉或页脚之间的距离。方法是：单击“打印预览”，再单击“页边距”按钮，然后拖动边距尺寸控点以调整间距。

 页边距尺寸控点

 列尺寸控点

要将工作表打印成一页宽（或一页高）

可将工作表缩小到一页宽或一页高，从而避免行或列超过页边缘。

操作方法

1. 单击相应的工作表。

2. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。

3. 在“缩放”之下，单击“调整为”。

4. 请执行下列操作之一：

   按照纸张的宽度打印工作表

   在“调整为”旁边的第一个框中，输入“1”（表示一页宽）。

   在“调整为”旁边的第二个框中，删除其中的值，表示不指定页高。

   以指定的页数打印工作表

   在“调整为”旁边的框里，输入要打印的页数。

注释

• 使用“调整为”选项后，Microsoft Excel 将忽略所有手动设置的分页。

• 如果更改“调整为”的值，Excel 会按照需要缩小打印图像或放大到 100%。若想查看图像在新值下调整有多大，请单击“确定”，然后在“文件”菜单上单击“页面设置”。“页面”选项卡上的“缩放比例”框显示了所打印图像尺寸调整的百分比。

• 打印的数据不会超出指定的页数范围。Excel 不会为填满所有的页而放大数据。

不能将图表调整为所需打印的尺寸，或不能在一页中打印多张图表

设置图表工作表的打印大小      如果图表在图表工作表中，可在打印时将其缩放。

1. 激活图表工作表，单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“图表”选项卡。

2. 在“打印图表大小”下，单击所需的缩放选项。

   如果单击“自定义”，将按您拖动图表的尺寸控点时设置的大小打印。

对于嵌入图表，可通过拖动来调整其大小      如果图表是工作表中的嵌入图表，可通过单击该图表，然后拖动其尺寸控点来调整大小。

若要在一页上打印多张图表，请将它们设为嵌入图表      您不能在一页上打印多张图表工作表，若要将两张或多张图表打印到一页上，可建立嵌入图表，然后调整这些图表的大小，以将它们调整到一页中。可使用“视图”菜单上的“分页预览”命令来检查各图表在打印区域中的位置。

某些页面上没有打印标题

Excel 仅在包含具有标志的行或列的页面中重复打印行列标志。例如：如果选取单元格 A1:A5 作为要重复的行标志，那么 Excel 将不会在只包含第 5 行以下各行的页面中打印这些行标志。如果选取单元格 A1:E1 作为要重复的列标志，那么 Excel 将不会在只包含第 E 列右边各列的页面中打印这些列标志。若要让 Excel 在其他页面中打印这些标志，请将它们复制到其他的行或列中。

将行标志复制到其他行中

1. 选定要作为行标志重复的单元格，然后单击“常用”工具栏上的“复制”。

2. 选定要打印行标志的其他行（）中相同列上的单元格，然后单击“粘贴”。

3. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“工作表”选项卡。

4. 单击“左端标题列”，然后输入包含行标志的所有列。例如，若要重复复制到列 A 中单元格内的行标志，请输入 $A:$A。

将列标志复制到其他列中

1. 选择要作为列标志重复的单元格，然后单击“常用”工具栏的上“复制”。

2. 选择要打印列标志的其他列中相同行上的单元格，然后单击“粘贴”。

3. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“工作表”选项卡。

4. 单击“顶端标题行”，然后输入包含列标志的行。例如，要重复复制到行 1 和行 2 中单元格内的列标志，请输入 $1:$2。

未打印工作表背景

用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来，然而，用“插入”菜单上的“图片”命令添加到工作表中的图案，以及用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。

分页出错

Excel 忽略了所设置的分页符

如果已设置让 Excel 将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel 将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸（若要查看是否属于这种情况，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后选定“缩放”下的“调整为”选项）。

用“缩放比例”，而不用“调整为”      若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“缩放比例”。

将每一页设置为独立的打印区域      如果“缩放比例”不能产生预期效果，那么，您可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为独立的区域，Excel 会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。

1. 在需要手动分页的每个位置上插入空白行或空白列。
2. 选定要包含在整个第一页中的区域，忽略空白行或空白列。
3. 按住 Ctrl 并选定第二页的区域，忽略空白行或空白列。按此步骤继续进行操作，直至选定了要打印的所有页面。
4. 在“文件”菜单上，指向“打印区域”，然后单击“设置打印区域”。
5. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“调整为”，最后输入所需的页数。

某些行和列打印到了错误的页面上

列宽、行高、页边距和分页符决定了可以打印在一页中的行数和列数。

缩小页边距      如果某些行或列将打印到下一页上，请尝试减小“上”、“下”、“左”、“右”页边距。

操作方法

1. 选择要打印的一个或多个工作表。

   操作方法

   当您输入或更改数据时，将会影响所有被选中的工作表。这些更改可能会替换活动工作表和其他被选中的工作表上的数据。

   若要选择	请执行
   单张工作表	单击工作表标签。 如果看不到所需的标签，那么单击标签滚动按钮可显示此标签，然后可单击它。
   两张或多张相邻的工作表	先选中第一张工作表的标签，再按住 Shift 单击最后一张工作表的标签。
   两张或多张不相邻的工作表	单击第一张工作表的标签，再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。
   工作簿中所有工作表	用鼠标右键单击工作表标签，再单击快捷菜单上的“选定全部工作表”。

   注释  如果工作表标签用颜色做了标记，则当选中该工作表标签时其名称将按用户指定的颜色加下划线。如果工作表标签显示时具有背景色，则未选中该工作表。

   取消对多张工作表的选取

   若要取消对工作簿中多张工作表的选取，请单击工作簿中任意一个未选取的工作表标签。

   若未选取的工作表标签不可见，可用鼠标右键单击某个被选取的工作表的标签，再单击快捷菜单上的“取消成组工作表”。

2. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击其中的“页边距”选项卡。

3. 请执行下列操作之一：

   设置页边距

   • 在“上”、“下”、“左”和“右”框中键入所需的页边距大小。

     若要将相同页边距应用到新工作表或工作簿，可创建工作表或工作簿模板。

   设置页眉或页脚的页边距

   • 若要更改页眉和页顶端之间的距离，请在“页眉”编辑框中输入新的边距数值。

   • 若要更改页脚和页底端之间的距离，请在“页脚”编辑框中输入新的边距数值。

     这些设置值应该小于工作表中所设置的上、下边距值，并且大于或等于最小打印边距值。

提示

若要查看边距对打印文档的影响，请在打印文档之前单击“打印预览” 进行预览。若要在打印预览中调整页边距，请单击“页边距”，然后拖动页两侧或顶部的黑色操作柄。

调整分页符      可以在打印文档前移动分页符。在“视图”菜单上，单击“分页预览”。Excel 用蓝色的粗线显示手动分页符；而自动分页符显示为虚线。您可以向上、向下、向左或向右拖动它们。

如果某列打印到了错误的页面上，例如，打印到第二页而不是第一页上，那么请将该列左边的分页符向右拖动一列。如果某行打印到了所要打印页面的下一页，那么请将该行上边的分页符拖动到该行下边。Excel 将自动缩放工作表以使行和列适应页面的大小。

设置工作表按一页宽度打印      如果要使工作表只有一页宽，而不考虑页数，可以将其限制为一页的宽度。

操作方法

1. 单击相应的工作表。

2. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击“页面”选项卡。

3. 在“缩放”之下，单击“调整为”。

4. 请执行下列操作之一：

   按照纸张的宽度打印工作表

   在“调整为”旁边的第一个框中，输入“1”（表示一页宽）。

   在“调整为”旁边的第二个框中，删除其中的值，表示不指定页高。

   以指定的页数打印工作表

   在“调整为”旁边的框里，输入要打印的页数。

注释

• 使用“调整为”选项后，Microsoft Excel 将忽略所有手动设置的分页。

• 如果更改“调整为”的值，Excel 会按照需要缩小打印图像或放大到 100%。若想查看图像在新值下调整有多大，请单击“确定”，然后在“文件”菜单上单击“页面设置”。“页面”选项卡上的“缩放比例”框显示了所打印图像尺寸调整的百分比。

• 打印的数据不会超出指定的页数范围。Excel 不会为填满所有的页而放大数据。

更改纸张方向      如果需要在同一页中打印多列，请将纸张方向改为横向。

操作方法

1. 单击相应的工作表。

2. 在“文件”菜单上，单击“页面设置”，再单击其中的“页面”选项卡。

3. 在“方向”标题下，单击“纵向”或“横向”选项。

4. 单击“打印”。

Excel 不能将多个打印区域打印到同一页上

如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel 将把每个区域打印到单独的页面上。但是，您可以使用下列方法之一指定工作表中的独立区域，并将它们打印到同一页面上。

将不相邻的列打印到相邻的位置上

1. 选定您不想打印的列，指向“格式”菜单上的“列”，然后单击“隐藏”。

2. 设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。

将不相邻的行打印到上下相邻的位置上

1. 选定您不想打印的行，指向“格式”菜单上的“行”，然后单击“隐藏”。

2. 设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。