查看要打印的工作表
Microsoft Excel 提供了下面的方法来查看工作表和调整打印效果。
- “普通”视图 默认视图，最适于屏幕查看和操作。
- 打印预览 显示打印页面，以便用户调整列和页边距。预览窗口中页面的显示方式取决于可用字体、打印机分辨率和可用颜色。
- 分页预览 显示每一页中所包含的数据，以便快速调整打印区域和分页符。
在设置工作表的打印效果时，可以在不同视图间来回切换，以查看其打印效果，然后再将数据发送到打印机。
准备打印
Excel 提供许多可选设置，因此用户可以调整打印页面的外观。若确保已检查了可能影响打印输出结果的一切因素，请执行下列操作：
更改工作表在屏幕上的格式和版式
您可以将工作表的打印方向设置为横向或纵向。
何时使用横向打印 如果需要打印的列数比纵向打印页面能容纳的列数多，那么可以切换成横向打印。如果不想使用横向打印，那么可以更改打印工作表的版式，以使打印数据与可用空间相匹配，或者也可以调整页边距。
使数据与页面匹配 通过缩小或扩展打印图像，可使打印图像与页面或纸张大小相匹配。对于打印工作表的版式设置，用户可做的其他更改包括：设置纸张大小、居中打印页面上的数据以及控制页码的编号方式。这些变动只会影响工作表的打印外观，而不会影响屏幕的显示效果。
打印部分数据 若仅打印工作表中的选定数据，可指定打印区域。
添加页眉和页脚
若要将页码或其他文本放置在每页工作表数据的顶部或底部，您可以在打印工作表中添加页眉或页脚。页眉打印在每页的顶部，页脚则打印在每页的底部。您可以使用内置的页眉或页脚，或者对其进行自定义。
页眉
页眉和页脚是独立于工作表数据的，只有预览或打印时才显示页眉和页脚。除页眉和页脚外，您还可以将工作表数据作为打印标题在每页上反复使用。
预览和调整页边距
若要准确查看每页的打印效果，请单击“打印预览” 
。在打印预览中，可查看到页眉、页脚和打印标题。
何时调整页边距 当数据太宽而无法适应整个页面并且您不想缩短数据时，可以调整页边距或列宽。在打印预览中，可通过拖动尺寸控点来更改工作表的页边距和列宽。单击“页边距”按钮可显示该尺寸控点。
页边距尺寸控点
列尺寸控点
更改单个列和行的尺寸 在行号和列标区域中移动网格线。
列宽
行高
网格线、页面顺序和其他设置 在打印预览中，您可以更改工作表的打印方式。使用“设置”按钮，可使用或取消网格线、打印工作表草稿副本以及更改页面打印的顺序。
检查分页符
分页预览显示了工作表中分页符所在的位置以及将要打印的工作表区域。用户设置的分页符为蓝色实线，而 Microsoft Excel 自动设置的分页符为蓝色虚线。
自动分页符
手动分页符
何时移动分页符 为了能在当前页面中容纳更多行或列，可移动水平或垂直分页符。在“分页预览”中，将自动收缩数据以适应整张页面。您可能需要再次预览页面以确保字体不会太小。
强制分页 为了在特定位置结束某个页面并另起新页，您可以设置新分页符。
在每页上重复标题
重复行标志和列标志 如果工作表中的数据含有行标志或列标志（也称为打印标题），那么在打印工作表时您可以设置 Excel 在每页上重复打印这些标志。
列标志
此标志可以不在工作表的首行或首列，但只有在打印其所在的行或列之后才可重复打印这些标志。
重复行列标题 您也可以打印工作簿的行号或列标（不要将标题与数据中的标志混为一谈）。
行号
列标
可以任意组合使用页眉和页脚、重复标志以及行列标题。
预览特定工作表或页面
页面区域 可预览特定的页面区域。
嵌入图表 如果工作表中含有嵌入式图表，打印预览将同时显示工作表和图表。在普通视图或分页预览中都可以移动图表或调整其大小。如果在单击“打印预览” 之前已选择了某个嵌入式图表，则 Microsoft Excel 将只显示该嵌入式图表。
页码和总页数 屏幕下方的状态栏中显示了当前页码和要打印的总页数。
加快打印作业
以草稿方式打印 可以通过临时更改打印质量来缩短打印工作表所需的时间。如果知道所需的打印机分辨率，就可以改变打印机的打印质量来缩短打印时间；如果不能确定所需的打印机分辨率（或质量），则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。
以黑白方式打印 在单色打印机上，Excel 以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以黑白方式打印，可以减少 Excel 在打印彩色工作表时所需的时间。在以黑白方式打印工作表时，Excel 将彩色字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。Excel 还将单元格和自选图形背景打印为白色，而将其他图形和图表按不同灰度打印。
不打印网格线 如果不打印网格线，可提高大型工作表的打印速度。
使用报告管理器加载宏
可以将工作表、视图和方案合并为可通过“报告管理器”加载宏打印的报表。添加报表后，它将和工作簿保存在一起，以便在以后需要时打印。
例如，如果有一个“最佳情况”方案、一个“最差情况”方案和两个不同的自定义视图“汇总”和“明细数据”，就可以创建一份打印带有“明细数据”视图的“最佳情况”方案报表，以及另一份打印带有“汇总”视图的“最佳情况”方案报表。
适应纸张宽度或一定页数的打印
如果工作表中的内容不能按所需的页码打印输出，可以对其进行调整或缩放，使其能够以比正常比例略大或略小的方式打印。此外，还可以按指定页数进行打印。